«Казахстанские Железные Дороги» автоматизировали архивное делопроизводство на базе решения Abbyy

Интеграция Внедрения Документооборот
мобильная версия
, Текст: Татьяна Короткова

Национальная компания «Қазақстан Темір Жолы» («Казахстанские Железные Дороги») выбрала Abbyy Recognition Server для автоматизации архивного делопроизводства. Об этом CNews сообщили в компании Abbyy. С решением Abbyy Recognition Server за 14 месяцев удалось распознать 10,5 млн страниц бумажной документации. Теперь архивные документы хранятся в информационных системах компании в электронном виде. Доступ к необходимой информации можно получить в считанные секунды. В будущем планируется ежегодно оцифровывать более 8 тыс. поступающих документов.

Национальная компания «Қазақстан Темір Жолы» — национальный оператор в сфере железнодорожных перевозок в республике Казахстан. Клиентам, партнерам и сотрудникам компании необходим ежедневный доступ к данным из архивов. Раньше, чтобы получить информацию, приходилось долго искать документы в бумажном архиве. Некоторые из них были ветхими, что усложняло работу с ними. Существовал риск утери документов или их порчи. Поиск и идентификация нужной информации отнимали много ресурсов. Кроме того, клиентам и партнерам приходилось долго ждать необходимую информацию, что, конечно же, приводило к репутационным рискам, рассказали в компании.

Для автоматизации архивного делопроизводства необходимо было решение, способное быстро и качественно распознать документы. Руководство «Казахстанских Железных Дорог» выбрало Abbyy Recognition Server. По данным Abbyy, с его помощью можно обрабатывать более 1 млн страниц в месяц, распознавать изображения на 190 языках и структурировано сохранять полученные данные в информационную систему организации.

«Электронный архив — это не просто программа для хранения документов, это система для увеличения эффективности деятельности всей нашей компании», — заявил Султан Сембиев, главный специалист отдела развития программных средств НК КТЖ — «Дирекция информационных технологий».

Abbyy Recognition Server прост в установке и использовании, а технология сжатия файлов позволяет оптимизировать затраты на хранение и передачу информации, подчеркнули в компании. В то же время, решение обеспечивает широкие возможности интеграции с различными информационными системами, приложениями и работы со сканерами и МФУ.

Проект по внедрению Abbyy Recognition Server длился с ноября 2013 г. по декабрь 2014 г. Компания «Астана Спецтехника и Внедрение», отвечающая за техническую реализацию проекта, установила и настроила 39 станций сканирования, верификации и индексирования. По отзыву заказчика, с помощью Abbyy Recognition Server уже оцифровано 10,5 млн страниц архивных документов, среди которых: годовые балансы и отчеты, приказы, ведомости, личные дела и многое другое. Для работы с электронными документами была создана информационная система. Теперь сотрудники компании могут оперативно находить документы и передавать необходимую информацию клиентам и партнерам. А руководству компании стало проще принимать важные бизнес-решения.

«Для успешной реализации данного проекта были вовлечены не только сотрудники архива и канцелярии Центрального аппарата АО НК КТЖ, а также сотрудники таких филиалов, как “Дирекция Информационных технологий”, “Главный вычислительный центр” (ГВЦ). Без четкого понимания работы всех этих структур реализовать проект было бы невозможно», — указал Аркадий Шевцов, директор ТОО АСВ.