СЭД «Тезис» упростила согласование документов в Санкт-Петербургском государственном экономическом университете

ИТ в госсекторе Документооборот
мобильная версия
, Текст: Михаил Иванов

Санкт-Петербургский государственный экономический университет (СПБГЭУ) успешно реализовал электронное согласование договоров на базе системы управления документами и задачами «Тезис».

СПБГЭУ образовался в 2012 г. в результате слияния трех ведущих экономических вузов Санкт-Петербурга - ФИНЭКа, ИНЖЭКОНа и ГУСЭ. В объединенном университете сохранены научные школы, образовательный и научный потенциал, а также инновационные учебные курсы и передовые обучающие технологии вошедших в него вузов. На текущий момент вуз обучает более 26 тыс. студентов.

Ввиду того, что университет создан на базе трех различных учебных заведений, он имеет сильно разветвленную структуру. Подразделения университета базируются в разных частях города Санкт-Петербурга, из-за чего для согласования внутренних документов на бумаге сотрудникам приходилось путешествовать между корпусами. Весной 2014 г. руководство университета всерьез задумалось о переходе на ЭДО.

В результате положительных впечатлений от презентации в качестве системы автоматизации документооборота была выбрана СЭД «Тезис» от компании «Хоулмонт». В начале сотрудничества с вендором ИТ-отдел СПБГЭУ отдал предпочтение стандартной редакции системы «Тезис» на 25 одновременных подключений. Внедрение системы и обучение сотрудников завершилось осенью 2014 г.

«Могу сказать, что в системе нас привлекло удобство интерфейса, простота настройки и использования. Это позволило достаточно быстро и легко обучить около 300 сотрудников», - прокомментировал Олег Травин, начальник отдела внедрения и развития информационных систем СПбГЭУ.

В феврале 2015 г. руководство университета приняло решение о масштабировании системы. Количество одновременных подключений было увеличено до 50.

В рамках внедрения был реализован уникальный процесс согласования электронных документов между подразделениями университета. Реализация процесса стала возможной благодаря встроенному визуальному конструктору бизнес-процессов, который является компонентом стандартной редакции системы «Тезис». Электронное согласование существенно упростило коммуникацию между подразделениями.

«Система оказалась очень удобной для согласования разнообразных приказов по контингенту студентов (за полгода согласовано более 4000 приказов) и согласования договоров закупки (более 650). Для нас это очень актуально, так как корпуса университета рассредоточены по нашему довольно крупному городу», - поделился впечатлениями Олег Травин.

В планах организации - реализовать аналогичный по сложности бизнес-процесс, а также применять возможности электронно-цифровой подписи.