«Кьези Фармасьютикалс» выбрала оператора ЭДО «Такском»

Интеграция Внедрения Документооборот Облачные технологии
мобильная версия
, Текст: Татьяна Короткова

Проект по внедрению электронного документооборота (ЭДО) в российском филиале «Кьези Фармасьютикалс» международной компании «Кьези» не имеет аналогов на ИТ-рынке. Система «Такском-Доклайнз» — облачный сервис для юридически значимого ЭДО с контрагентами — теперь позволяет обмениваться не только бухгалтерскими, но и кадровыми документами. Об этом сообщили CNews в компании «Такском». Сегодня у каждого удаленного сотрудника «Кьези Фармасьютикалс» в компьютере установлена программа «КриптоПро CSP», есть токен с ключом ЭП, настроен «Личный кабинет».

Время пришло

Предложение о переходе «Кьези Фармасьютикалс» на ЭДО поступило от отдела по работе с персоналом компании. Более того, это подразделение стало генератором идеи и основным участником проекта по внедрению ЭДО.

«Мы задумались о переходе на ЭДО еще в 2011 году, — рассказывает менеджер отдела по работе с персоналом «Кьези Фармасьютикалс» Ирина Кораблева. — Причиной тому были задержки в подписании региональными сотрудниками приказов, дополнительных соглашений и других кадровых документов и даже их потери».

«Терялось около 30% документов, направляемых работникам в регионы почтой или курьером, — сообщает в свою очередь администратор отдела по работе с персоналом «Кьези Фармасьютикалс» Татьяна Кириенко. — Много документов попросту возвращалось обратно, поскольку люди, будучи в разъездах, не могли их получить».

Мотивации для перехода компании на ЭДО было более, чем достаточно. Однако решающим посылом к тому стали новые правовые нормы. В 2013 г. вышел Федеральный закон от 05.04.2013 № 60-ФЗ, на основании которого внесены поправки в Трудовой кодекс, в частности, введена Глава 49.1 «Особенности регулирования труда дистанционных работников». Нормы только что вступившего в силу законодательства требовали открытия обособленных подразделений в регионах в случае применения дистанционного труда. У «Кьези Фармасьютикалс» таковых не было. И это влекло за собой большие риски. Все говорило о том, что компания должна перейти на ЭДО, но сначала подготовиться к этому. Ведь по новому законодательству еще не было разъяснений, отсутствовали судебная практика и инструменты для использования ЭДО физическими лицами. И, конечно же, форма трудового договора с дистанционными сотрудниками требовала значительной доработки.

Не так страшен ЭДО, как его...

В 2013 г. Ирина Кораблева пошла учиться в Высшую школу экономики, а в июле 2014 г. защитила дипломную работу, которая стала теоретической базой для проекта по внедрению ЭДО в «Кьези Фармасьютикалс». В рамках дипломной работы она собрала всю правовую базу под дистанционный труд, исследовала зарубежное законодательство и практику его применения. Дипломная работа также содержала расчет финансовой выгоды «Кьези Фармасьютикалс» при переходе на ЭДО.

«Так все удачно совпало, что я училась в Высшей школе экономики и параллельно вместе с коллегами готовила проект по внедрению ЭДО в нашей компании и затем участвовала в его реализации, — говорит Ирина Кораблева. — Я рассчитала, что ЭДО очень выгоден для нас, поскольку уменьшает правовые риски и снижает издержки на документооборот».

Неисповедим путь к оператору

В апреле 2014 г. «Кьези Фармасьютикалс» приступила к выбору оператора ЭДО.

«Мы обращались к разным ИТ-компаниям. И все они были готовы работать с нами, — рассказывает ИТ-директор «Кьези Фармасьютикалс» Павел Карасев. — Но, поскольку на тот момент в бухгалтерии и кадрах мы использовали программу “1С”, чтобы не начинать с нуля, мы искали оператора, у которого есть готовая интеграция с “1С”. Таким оказался “Такском”. Его сервис ЭДО уже был встроен в “1С”, но, правда, тогда позволял обмениваться только бухгалтерскими документами».

Для того чтобы электронная система предоставила возможность обмениваться еще и кадровыми документами с физическими лицами, нужно было серьезно поработать. Кроме того, было очень сложно определиться с процедурой подготовки бумаг, необходимых для оформления электронной подписи (ЭП) на физических лиц. Но и с этой задачей справились. Пришли к тому, что отдел по работе с персоналом будет самостоятельно за дистанционных сотрудников комплектовать документы, а тем предстоит только подписывать их. Для этого с каждым региональным работником было заключено дополнительное соглашение об изменении условий трудового договора и собраны заявления на оформление ЭП.

Система ЭДО в «Кьези Фармасьютикалс» стартовала в августе. Тогда же в центральном офисе в Москве был проведен тренинг региональных работников, после чего они уехали с настроенными ноутбуками и токенами с ключом ЭП, а с 1 сентября стали работать по новому бизнес-процессу.

Мы будем жить теперь по-новому

Сегодня специалист отдела по работе с персоналом отправляет сообщение сотруднику, работающему вне офиса, в программе «1С» посредством модуля «1С-Такском». В свою очередь, работник, открывая «Личный кабинет» в сервисе «Такском-Файлер» на персональном компьютере, получает документ, подписывает его ЭП и при необходимости распечатывает. В результате трудовые отношения с персоналом находятся в строгом правовом русле. Документы не теряются. Они доступны в любой момент, поскольку их путь хорошо прослеживается. Период обращения укладывается в законодательные нормы. Отработанные документы находятся в электронном хранилище. Ну, и, конечно, налицо экономия на расходных материалах.

Удобно стало и региональным работникам. По отзыву представителей «Кьези Фармасьютикалс», теперь им не надо ждать курьера или ходить на почту. Конечно же, поначалу с введением ЭДО у персонала, работающего вне офиса, были трудности, другой раз, самые нелепые. Люди забывали токены, теряли их, зачастую не понимали алгоритм действий в электронном сервисе. Но сейчас все наладилось.

«Мы разработали собственную инструкцию для сотрудников, — говорит Татьяна Кириенко. — После того как берем на работу человека, передаем ему токен, подключаем, регистрируем и направляем инструкцию, в которой максимально понятно изложены все действия в сервисе “Такском-Файлер”».

Практически все документы отдел по работе с персоналом направляет сотрудникам в электронном виде. На бумаге остались только трудовой договор либо дополнительное соглашение к нему, а также заявление на оформление ЭП и авансовый отчет с чеками.

Нет предела совершенству, или держим курс в «облака»

Совсем скоро компания «Кьези Фармасьютикалс» начнет использовать облачную электронную подпись.

«Новая облачная технология позволит нашим региональным работникам открывать свой “Личный кабинет” с любого компьютера, в том числе с планшета без всякого токена. Для этого им потребуется иметь при себе только телефон, на который будут приходить сообщения об отправке документов и одноразовые пароли для доступа к ключу ЭП», — говорит ИТ-директор «Кьези Фармасьютикалс» Павел Карасев.

«В настоящий момент компания “Такском” внедряет решение облачной электронной подписи, — сообщает технический директор компании «Такском» Александр Тупицын. — Удостоверяющий центр берет на себя установку и обслуживание сертифицированного оборудования для выпуска, хранения и использования ключей электронной подписи. Клиенту же будет предоставлено простое в работе приложение, которое позволит ставить ЭП на документ сразу же после того, как с помощью дополнительных кодов будет проверена личность пользователя».

Для тех, кто зачастую работает вне офиса, облачная электронная подпись является незаменимым помощником, поскольку доступна в применении с любого стационарного компьютера или мобильного планшета, а также смартфона. Так что — держим курс в «облака».

Информация о «Кьези»

Международная фармацевтическая компания «Кьези» основана более 80 лет назад в итальянском городе Парма. Там же находится центральный офис «Кьези». Филиалы расположены в 25 странах мира. Компания разрабатывает и производит оригинальные пульмонологические лекарственные препараты. Ее научно-исследовательские центры размещены в Италии, Франции, США и Великобритании, производство — в Италии, Франции и Бразилии. В ноябре 2005 г. «Кьези» открыла в Москве филиал «Кьези Фармасьютикалс». В 2012 г. российский филиал «Кьези» начал сотрудничать с компанией «Фармстандарт». И уже в начале 2013 г. в продаже появились первые упаковки аэрозольных ингаляторов «Кьези» с маркировкой «Сделано в России».

Компания «Кьези» имеет широкую партнерскую программу и связана лицензионными соглашениями с крупными производителями лекарственных средств — «ГлаксоСмитКляйн», «Новартис», 3М, «Такеда», «АстраЗенека». Благодаря этой программе продукция «Кьези» представлена в 114 странах мира.

Сейчас в штате филиала «Кьези Фармасьютикалс» — более 100 сотрудников: 35 работают в московском офисе и 80 — в российских регионах, среди них — медицинские представители, менеджеры по работе с органами здравоохранения, региональные и территориальные менеджеры. Все региональные специалисты работают дистанционно.