«Глобалстрой-Инжиниринг» перешел на EOS for SharePoint

Интеграция Внедрения Документооборот
мобильная версия
, Текст: Татьяна Короткова

Компания «Глобалстрой-Инжиниринг», занимающаяся строительством и реконструкцией объектов нефтепереработки в России и за рубежом, выбрала для автоматизации документооборота и организации взаимодействия между подразделениями холдинга решение EOS for SharePoint. Об этом CNews сообщили в «Электронных Офисных Системах» (ЭОС).

По информации компании, одной из самых сложных задач для руководства крупной территориально распределенной компании является организация простого, оперативного и прозрачного взаимодействия между структурными единицами. Касается это и документооборота между ними, так как именно он является фундаментом для развития любого предприятия. Выбрать решение, которое сможет удовлетворить все потребности такого бизнеса, довольно сложно, отметили в ЭОС.

«Глобалстрой-Инжиниринг» является крупной компаний в секторе проектирования, снабжения и строительства (EPC) для компаний нефтегазовой отрасли в России и СНГ. В настоящее время ГСИ является ядром многофункционального строительного холдинга, имеющего в своем составе общестроительные, монтажные, трубопроводные, проектные и другие предприятия. Исторически в «Глобалстрой-Инжиниринге» для организации документооборота использовалось решение Lotus Notes: оно оказалось «наследством» от НК «Лукойл», частью которого являлось предприятие до 2004 г. Однако в определенный момент перед руководством «Глобалстрой-Инжиниринга» встал серьезный вопрос: либо приобретать новые лицензии Lotus Notes, либо выбрать новое решение. В решении этого вопроса важную роль сыграл тот факт, что используемая система устраивала далеко не во всем, указали в ЭОС.

«Нам была нужна система, которая позволила бы организовать документооборот не только внутри нашего головного предприятия, расположенного в Москве, но и во всех филиалах, которые работают в других регионах России, — рассказал Андрей Сикерин, начальник службы информационных систем ГСИ. — Lotus Notes не мог удовлетворить такие потребности. К тому же, если бы мы решили использовать ту же систему, пришлось бы переходить на ее новую версию, что сравнимо с новым внедрением. Кроме того, мы хотели получить удобный и простой инструмент с широкими функциональными возможностями, в том числе для удаленной работы. Проанализировав представленные на рынке решения, мы выбрали EOS for SharePoint».

Как рассказали в ГСИ, анализ рынка показал, что EOS for SharePoint был хорошо приспособлен для работы с территориально распределенными компаниями. С системой можно было работать удаленно, что полностью удовлетворяло требованиям предприятия. Также важным фактором, повлиявшим на выбор, стала ценовая политика компании ЭОС: EOS for SharePoint оказался доступнее предложений конкурентов по стоимости.

Проект был реализован примерно за 4-6 месяца и выполнялся специалистами ЭОС. За это время были проведены обследование предприятия, подготовка ТЗ и рекомендаций к изменению бизнес-процессов компании и непосредственно внедрение. Сопровождение EOS for SharePoint осуществляется также вендором.

«Способствовало достаточно быстрому внедрению и то, что платформа Microsoft SharePoint уже использовалась нами как система обмена информацией. Весомым плюсом EOS for SharePoint оказалось то, что сотрудников практически не пришлось переучивать: они уже умели работать с интерфейсом SharePoint, так что сложностей с привыканием к новому инструменту нам удалось избежать», — продолжил Андрей Сикерин.

Для обучения сотрудников в «Глобалстрой-Инжиниринге» был создан специальный учебный класс, преподавание в котором вели сотрудники ЭОС. Так как EOS for SharePoint автоматизировала текущие процессы, а они подразумевают серьезную роль секретариата, то именно секретари и проходили обучение. Для всех остальных сотрудников, которые подключались к работе в системе по мере ее развития и изменений в компании, были подготовлены подробные пошаговые инструкции.

На данный момент в EOS for SharePoint работает несколько сотен сотрудников, причем не только в головном офисе, но и в регионах: все дочерние общества имеют интерфейс взаимодействия с документооборотом, все входящие и исходящие документы идут через EOS for SharePoint.

«Благодаря EOS for SharePoint у нас существенно упростился поиск документов, к тому же, он стал значительно быстрее, — подвел итоги проекта Андрей Сикерин. — Кроме того, в отличие от предыдущей используемой нами СЭД, в EOS for SharePoint мы находим непосредственно скан-копии этих документов, с которыми можно работать дальше. К тому же, по каждому документу при необходимости мы можем проследить всю его историю. Важно и то, что использование выбранного нами решения позволило повысить исполнительскую дисциплину: руководство может легко отследить исполнение задач по документам и соблюдение сроков».