Статья

Управление проектами: что могут дать специальные решения

Интеграция Инфраструктура Внедрения
мобильная версия

Сейчас сложно найти компанию, где вообще нет элементов проектного управления. Тем не менее, в большинстве организаций его автоматизация происходит по старинке, в таблицах MS Excel или в локальных версиях MS Project. В то же время за последние несколько лет на российском рынке появилось разнообразные ИТ-решения. Что они умеют и как готовы помогать бизнесу?

Все хорошо знают, что проект это – ограниченная временными рамками деятельность, цель которой состоит в создании особого продукта или услуги. Управление проектами – это область знаний, навыков, инструментария и приемов, используемых для достижения целей проектов в рамках согласованных параметров качества, бюджета, сроков и других ограничений.

Для того чтобы проектное управление в компании заработало, нужно внедрить множество управленческих инструментов: это и четкая постановка задач с фокусировкой исполнителей по ключевым параметрам, и изменение функциональных структур на матричные формы управления, и изменение системы мотивации сотрудников. При этом ключевым фактором успешного внедрения проектного управления является правильное применение программных средств, его поддерживающих.

Многие аналитики сходятся во мнении, что внедрение проектного управления сокращает затраты на проекты на 15-20% при том, что эта сумма составляет в среднем 5-10% стоимости проекта, так что экономический эффект не заставит себя ждать.

Требования к автоматизации

Если проанализировать практику управления проектами с точки зрения автоматизации, то ключевым местом применения ИТ-инструментов является планирование проекта, оценка его экономической эффективности и контроль его исполнения. От точности составленного плана во многом зависит успешность проекта в целом и правильность принятого решения о его старте.

Уровни зрелости проектного управления от аналитической компании Gartner

0. Отсутствуют формализованные процессы управления проектами, специализированный инструментарий не используются

1. Формализованы только критичные процессы управления проектами, пользователи используют локальные версии системы управления проектами

2. Формализовано управление программами проектов, внедрены многопользовательские инструменты для работы в проектах, которые могут быть различными в разных частях организации

3. Все процессы управления проектами описаны и имеется процедура совершенствования портфеля проектов, формализован отбор проектов к запуску. Используются несколько систем управления проектами с некоторой централизацией

4. Используются процедуры оптимизация загрузки ресурсов и управление по целям. В компании применяются несколько систем управления проектами, но все инструменты доступны сотрудникам

5. Процедуры управления проектами и оптимизации портфеля проектов охватывают всю компанию, используется одна интегрированная система управления проектами

По этой причине руководитель проекта в том или ином виде использует информационную систему при планировании для анализа критического пути, выравнивания проектных ресурсов, расчета стоимости, формирования оптимистичной и пессимистичной версий проектного плана. При этом большинство этих задач можно сделать в локальной версии системы управления проектами, например - MS Project или даже в электронных таблицах - MS Excel.

Сложности возникают тогда, когда появляется необходимость управлять портфелем проектов и анализировать загрузку нескольких команд, работающих в различных проектах. Тут обойтись только локальным приложением становится невозможным и необходимо разворачивать многопользовательский инструмент по управлению проектами в рамках отдельного подразделения или даже всей компании. Следует учесть, что система управления проектами не живет в отрыве от других ИС компании, поэтому ее нужно интегрировать с системами бизнес-аналитики - для анализа данных по проектам, с портальным решением - для обеспечения удобства работы пользователей, с учетными системами для синхронизации проектных данных, с почтовой системой для рассылки уведомлений.

Еще одним ключевым моментом при создании системы управления проектами в коммерческой компании является понимание экономики проекта. Если проектная деятельность является основой бизнеса, то и одним из ключевых пользователей отчетности из данного решения будет менеджер, отвечающий за операционную эффективность, и тогда информационная система, поддерживающая проектную деятельность, и данные в ней становятся очень критичными для принятия правильных решений.