Статья

Чем выделяется кейс-менеджмент?

Документооборот
мобильная версия

Тенденции современного ИТ-рынка таковы, что внешне многие системы и подходы схожи друг с другом и, на первый взгляд, могут использоваться для решения одного круга задач. Тем не менее на деле оказывается, что это в корне не так: каждая концепция оптимальна в "своей" ситуации и плохо применима в других. Это касается и кейс-менеджмента - нового термина сегмента СЭД. Рассмотрим подробнее, как его использовать на практике и чем он отличается от других концепций, в первую очередь, ECM и BPM.

Системы управления бизнес-процессами (BPM) и системы управления корпоративным контентом (ECM), как бы они ни были оптимизированы для решения соответствующих задач, сами по себе недостаточны для управления динамическими кейс-процессами.

Тем не менее, совместное использование таких технологий, как BPM, ECM, бизнес-аналитики и обработки, событий способно вдохнуть новую жизнь в ставшую было рутинной концепцию кейс-менеджмента.

Отличить от ECM

Несмотря на то, что CM не сводится к ECM, тем не менее, будет полезно более подробно рассмотреть основные различия в этих концепциях.

Технологии, составляющие кейс-менеджмент

Источник:Forrester Research, 2011

Если ECM занимается, в основном, вопросами накопления контента и управления контентом на протяжении его жизненного цикла, то в сферу внимания дисциплины CM входят задачи коллективного решения проблем бизнеса, в первую очередь, относящихся к создаваемой в компании цепочке добавленных стоимостей. Кейс-менеджмент – это целостный подход, используемый для координации всех сотрудников компании, ее процессов и контента, направленный на достижение желаемого результата или поставленной цели. Мы используем термин кейс-менеджмент для того, чтобы описать как методологию, так и технологию, которая эту методологию поддерживает.

Дэнни Пудутти, директор по маркетингу продукта xCP:

Вендоры программного обеспечения стали фокусироваться на более высоком уровне представления бизнес-задач и смотреть на сам кейс, а не на отдельные его компоненты. Кейс как объект как раз позволяет описать связи и зависимости между отдельными фрагментами информации, а также включить сюда и бизнес-процессы. Кейс — это не просто "фолдер", а специальный бизнес-объект в репозитории.

Таким образом ECM играет принципиально важную роль, обеспечивая управление этими разнородными элементами, гарантируя, что каждый из участников кейс-процесса получит доступ к тем и только тем элементам, которые действительно релевантны его ролям, и что управление всеми компонентами осуществляется в строгом соответствии с корпоративными политиками управления информацией. Как отдельные элементы контента, так и их произвольные коллекции могут принадлежать различным кейсам. Кроме того, каждый из кейсов может иметь множественные связи с другими или входить в них в качестве под-кейсов.

ECM – критически важный компонент в составе технологий, входящих в кейс-менеджмент. Кейс – это виртуальная оболочка или точнее визуальное представление связанных элементов контента, которое необходимо сотрудникам (или группам) для обработки или решения имеющейся проблемы. Например, таким контентом могут быть отчеты, видео-записи событий, электронные сообщения, корпоративные политики, бизнес-правила, расчеты аналитиков, обсуждения и т.д. – единый и подлинный источник всей информации, необходимой и достаточной для всех сотрудников, вовлеченных в рассмотрение вопроса. Кейс обычно имеет единственного владельца, но также часто требует участия многих других сотрудников, для каждого из которых характерна собственные бизнес-роль, задача, ответственность и требования к результату его работы.

Кейс может включать элементы контента, порожденные в различных прикладных системах, - при этом они не обязательно размещаются в едином хранилище. С компонентами кейса могут быть ассоциированы определенные действия, например, документ должен быть подготовлен, согласован и одобрен прежде, чем он получит статус актуальности. Однако в случае применения концепции CM и конкретный кейс сам по себе становится активной единицей и может быть маршрутизирован для обработки, являться предметом поручения и т.д., причем для многих сотрудников – не только внутри, но и зачастую вне организации.

Сравнить с BPM

Рассмотрев соотношение CM и ECM, было бы обидно упустить возможность выделить важные особенности концепции CM путем сравнения ее с BPM.

Специалистам в области СЭД известен долгий, давний спор о том, что первично – контент или процесс. Появление концепции CM может подлить масла в огонь этой застарелой полемики. Давайте посмотрим, каков ответ в данном случае.

Алисон Кларк, Менеджер по маркетингу и развитию продукта Case Management, OpenText Corporation:

Традиционные транзакционные процессы могут быть смоделированы, оптимизированы и спроектированы на основе анализа их "текущего состояния", опираясь методологию последовательной детализации "от общего к частному", однако этот подход не работает для процессов, ориентированных на работы с кейсами. Сотрудники, использующие в своей работе процессы, основанные на кейс-подходе, обычно имеют возможность адаптировать их по ходу их исполнения, "на лету". Кейс-ориентированные процессы, как правило, более продолжительны по времени и требуют более интенсивного взаимодействия участников, так как по своей природе основаны на использовании опыта многих сотрудников организации, которые вносят свой вклад в окончательный результат рассмотрения конкретного дела.

Можно спорить о том, является ли CM частью BPM или наоборот, но очевидно и то, что организация коллективной обработки кейса не приводит автоматически к применению BPM. Кейс-ориентированные процессы по своей природе неструктурированны и могут изменяться во времени, поскольку включают слишком много исполнителей и вариантов их поведения, которые неизбежно повлияют на ход процесса. В результате карта процесса становится непредсказуемой, и, строго говоря, процесс не может быть определен до того, как кейс будет инициирован (открыт), а иногда и некоторое время после этого.

Кейс-ориентированные процессы чаще всего управляются на основе слабоформализуемого принятия решения человеком, могут зависеть от генерации бизнес-идей и комплексного рассмотрения проблем. Это существенно отличает их от формализованных процессов, управляемых BPM-системами, которые ориентированы на самый высокий уровень автоматизации, исключения повторяющихся задач – ради снижения стоимости и продолжительности процесса. Сущность таких систем была блестяще сформулирована самым ярким топ-менеджером в русской литературе 19-го века - управляющим в казенном месте г-ном Фамусовым в словах "Подписано, так с плеч долой".

Кейс-ориентированные процессы сфокусированы на задачах передачи знаний, коллективной работы и принятия сложных управленческих решений. С течением времени, на основании полученного опыта и анализа обработки предыдущих кейсов дополнительные структуры могут быть добавлены во вновь открываемые кейсы для того, чтобы упростить их обработку, улучшить передачу и генерацию знаний и в конце концов помочь другим сотрудникам быстрее и продуктивнее решать похожие проблемы.