Статья

Анализ бизнес-процессов: инструменты бесплатно

Интеграция Бизнес-приложения
мобильная версия

В период кризиса BPA-инструменты стали популярными как никогда. Эта тенденция сохраняется и сегодня. Конечно, особенным успехом пользуются бесплатно распространяемые инструменты бизнес-анализа, предлагаемые как локальными, так и глобальными игроками. По прогнозам, именно за такими – лёгкими и бесплатными – решениями будущее отрасли.

Задача описания бизнес-процессов сейчас актуальна во многих компаниях. Она решается внутренними силами или приглашаются внешние консультанты, но так или иначе, в подавляющем большинстве российских компаний ключевые процессы в той или иной форме уже описаны. При этом графическая форма описания процессов явно превалирует над текстовым и табличным форматом.

Для чего описывают бизнес-процессы

Очень часто описание процессов выполняется перед внедрением ERP-систем, что позволяет сформировать картину существующей деятельности и определить объем автоматизации перед проектом. Для ИТ-специалистов описание процессов является отличным способом детализировать требования бизнеса, а также позволяет найти общий язык с ключевыми пользователями.

Магический квадрат Gartner, рынок BPA, 2010

Источник: Gartner, февраль 2010

Еще одной задачей, решаемой при этом, является регламентация деятельности. Чаще всего можно встретить описание процессов и сформированные на их основе регламенты, положения о подразделениях и должностные инструкции в банковской отрасли. Это связано с жесткими требованиями контролирующих организаций. В других отраслях регламентация бизнес-процессов чаще происходит в рамках внедрения интегрированных систем менеджмента, что определяется требованиями соответствующих стандартов.

Но лучше всего, когда описание бизнес-процессов происходит в целях их дальнейшей оптимизации. Именно тогда эффект от данных работ наивысший. Описывая "сквозные" бизнес-процессы, проходящие через несколько функциональных подразделений, можно обнаружить множество организационных и информационных разрывов между ними, что дает множество направлений для совершенствования работы.

Если говорить о потребителях графических моделей бизнес-процессов, то это ИТ-подразделения, отвечающие за внедрение и поддержку информационных технологий в компании; департаменты организационного развития, отвечающие за повышение операционной эффективности; отделы менеджмента качества, внедряющие интегрированные системы менеджмента; внутренние аудиторы, обеспечивающие аудит существующих процессов и их соответствие нормативным требованиям и т.д. Помимо вышеперечисленных, ключевыми потребителями моделей процессов являются и сами бизнес-подразделения в том случае, если они заинтересованы в прозрачности своей работы и оптимальных алгоритмах взаимодействия с внешними контрагентами.

Инструментарий для описания бизнес-процессов

Идея применения специализированного инструментария для моделирования и анализа деятельности в целом и бизнес-процессов в частности, заключается в создании централизованного комплекса взаимосвязанных моделей, описывающих различные предметные области. Они регулярно актуализируются, что дает возможность их использования сотрудниками различных подразделений. Такая централизация методологии и инструментария позволяет уменьшить затраты на описание деятельности на уровне всей компании.

Нужно отметить, что существующий в настоящий момент инструментарий дает возможность не только выполнить описание и регламентацию бизнес-процесса, но и провести его детальный анализ. В первую очередь, это имитационное моделирование и анализ стоимости бизнес- процессов. У более продвинутых инструментов есть возможность анализировать полноту и непрерывность описанных бизнес-процессов, а также настраивать алгоритмы анализа самостоятельно. Управление доступом к моделям, портальные решения, средства формирования регламентов, автоматизация маршрутов согласования моделей, перенос моделей в среду исполнения – все это уже умеют существующие продукты, которые компания Gartner называет системами класса Business Process Analysis Tools (BPA Tools).

Учитывая разнообразие задач, возникающих в компаниях, число моделей, описывающих различные предметные области, может превышать несколько сотен. Как правило, в проекте описываются следующие предметные области: цели и ключевые показатели, организационная структура и ролевые модели, бизнес-процессы и иерархии функций, архитектура приложений и данных, знания и полномочия. При этом каждая предметная область может содержать несколько десятков моделей иерархически связанных как между собой, так и с моделями из других предметных областей. Вся эта база знаний о компании может быть проанализирована в любом разрезе с помощью встроенных программ анализа, при этом результаты будут представлены в виде отчетов любых форматов.