Спецпроекты

Балтика: Облачный документооборот значительно ускоряет принятие решений

Трансформируй это

Диджитализация – один из главных мировых бизнес-трендов. Но о какой современной компании можно говорить, если для передачи, хранения и обработки информации по-прежнему используются бумажные документы, а бизнес процессы оказываются привязаны к сотням папок с бумагами? Электронный документооборот (особенно – современный, мобильный и масштабируемый) – одна из основ трансформации бизнеса крупной компании. Наибольший эффект по функциональности и экономичности позволяют получить облачные решения. Для «Балтики» это сократило время принятия решений внутри компании на 30% и позволило создать платформу для ускоренного развития бизнеса.

Ядро цифровизации

Carlsberg Group, частью которой является и «Балтика», нацелена на инновации. Цифровая трансформация является одним из приоритетов глобальной бизнес-стратегии Группы «ПАРУСА’22». По планам менеджмента «Балтики», основной частью новой экосистемы, которая сделает компанию лидером российского цифрового развития, станет облачный электронный документооборот (ЭДО). Все функции документооборота будут всегда доступны, независимо от того, что есть в распоряжении сотрудника: рабочий или домашний компьютер, или любое мобильное устройство. ЭДО на «Балтике» покроет все внутренние процессы и обмен с внешними контрагентами. Среди прочего, речь идет и об автоматизации межкорпоративного документооборота.

Герман Эпштейн, вице-президент по информационным технологиям Carlsberg Group региона Восточная Европа:

«Электронный документооборот – это один из ключевых элементов цифровизации бизнеса. Среди его преимуществ – ускорение, прозрачность и безопасность процессов, связанных с движением и согласованием документов. Внедрение инновационной системы электронного документооборота в компании «Балтика», а в дальнейшем и других компаний региона Восточная Европа, позволит организовать единое информационное пространство территориально-распределенного бизнеса, повысить скорость принятия решений и управляемости компании, а также исключить или, по крайней мере, свести к минимуму несанкционированный доступ к важной для бизнеса информации».

Отказ от бумаги

У компании много подразделений по всей России, в них числятся более 5 тыс. сотрудников, так или иначе связанных с заполнением форм, отчетов и других документов. Уход от бумаги – российский и мировой тренд, который позволяет экономить время работников, избавлять их от рутины, высвобождая время на творческие задачи. Другие плюсы – доступность из любой точки, с любого устройства и 24/7, эффективные и гибкие бизнес-процессы.

baltica600.jpg

Переход на облачные технологии

Сегодня индустрия стремится к максимальному удобству и адаптивности систем электронного документооборота (СЭД). Все чаще основным вариантом выбора становятся веб-клиенты с современным интерфейсом и поддержкой внешнего доступа. Решение должно работать с мобильными устройствами. В случае «Балтики» важным элементом была локализация для пользователей, работающих на разных языках и в разных часовых поясах (из-за планов масштабирования решения на еще несколько предприятий Carlsberg Group в регионе Восточная Европа), а также расширенные средства администрирования, интеграция с ERP-системами, конструктор бизнес-процессов, маршрутов и полей документов, синхронизация контактов из адресной книги с HR-системами. Все это «Балтика» получила от СЭД-системы компании «Монолит-Инфо», которая стала первым подобным решением на российском рынке, созданным на базе облачной платформы Microsoft Azure и новейшего сервиса Azure SQL Database Managed Instance. Он был разработан как раз для очень быстрого и массового переноса баз данных из локальной среды в облачную, чем и воспользовалась «Балтика». Выбранная модель потребления – PaaS (Platform as a Service – платформа как услуга). Она выдерживает достаточно серьезные нагрузки, обладает высокой гибкостью и легко масштабируется.

«Инвестиции в миграцию на PaaS – дальновидное решение, которое приносит бизнес-выгоды в долгосрочной перспективе. За счет того, что PaaS включает в себя не только элементы инфраструктуры, в том числе – серверы и сетевое оборудование, но и все необходимое ПО, а также средства бизнес-аналитики, система позволяет избежать затрат и трудностей, связанных с приобретением лицензий программного обеспечения и управлением ими. Таким образом, средства, вложенные сейчас в миграцию на новую систему, будут еще долгое время приносить финансовую выгоду», – уверен Арсений Тарасов, директор направления цифровой трансформации бизнеса Microsoft в России.

Развертывание и масштабирование системы

На первом этапе запускается пилотирование, в рамках которого система электронного документооборота работает с несколькими видами документов. «Балтика» пришла к этому в декабре 2016 г. Уже спустя год решение было запущено в эксплуатацию. В новую СЭД-систему начали переводить документы из предыдущей системы и проектироваться совершенно новые бизнес процессы. Сейчас компания работает над подключением сотрудников предприятий в странах СНГ.

Сократить время принятия решений на треть

Тысячи сотрудников компании теперь гораздо оперативнее согласовывают рабочие документы и создают новые бизнес процессы и проекты. По оценкам самой «Балтики», время принятия решений внутри предприятия сократилось на 30%. Сейчас Carlsberg Group выполняет масштабирования СЭД-системы на другие компании региона Восточная Европа. В перспективе это приведет к созданию единого информационного пространства внутри региона и далее по всей группе. Это не только ускоряет бизнес и повышает управляемость, но и приведет к максимальной доступности и одновременно защищенности критически важной информации. А это – новый уровень операционной эффективности и новые точки роста.

Стратегия месяца

Мы отказываемся от лоскутной автоматизации

Валерий Дьяченко

ИТ-директор «Мечела»

Взгляд месяца

Государство должно получать данные напрямую из информсистем компаний

Савва Шипов

Замминистра Минэкономразвития