Статья

Как создать общий центр обслуживания на базе ECM

Интеграция Документооборот
мобильная версия

По мнению экспертов, количество общих центров обслуживания (ОЦО) растет во всем мире. Как правило, такая модель бизнеса наиболее востребована в крупных распределенных компаниях. Не секрет, что холдинги тратят большие деньги не только на содержание профильных служб в своих филиалах, например бухгалтерии, но и вынуждены заниматься логистикой бумажных документов, обеспечением их сохранности.

Контролирующие органы применяют штрафы за несвоевременное предоставление документов. Поэтому логичным и дальновидным становится шаг передачи учетных функций в единое внутреннее сервисное подразделение, которое смогло бы забрать и сосредоточить в своих руках трудозатратные и дорогие бизнес-процессы предприятия. Преимущества, которые получает бизнес, известны – существенное сокращение издержек, оптимизация и повышение эффективности рутинных операций. Неудивительно, что компании тщательно анализируют и подбирают ИТ-решения для реализации модели ОЦО.

Необходимость автоматизации

Одна из основных задач, которые ОЦО решают в России – это централизация функций бухгалтерского учета.

SSON провело исследование, в котором приняли участие более 500 компаний-владельцев ОЦО. Согласно его данным, в ОЦО преимущественно передаются финансовые функции (27%), HR (15%) и ИТ (5%). К этим же заключениям пришли мировые аудиторы E&Y и Deloitte.

Портрет предприятия, внедряющего ОЦО, выглядит примерно следующим образом. Компания широко представлена в России, в ее составе несколько крупных региональных центров и развитая партнерская сеть. Холдинг поставляет свою продукцию по всей стране и возможно за рубеж. Большие обороты влекут сопровождение огромного количества транзакций, связанных со сбором и обработкой первичных документов. В ОЦО все учетные операции осуществляются в едином центре обслуживания, региональные бухгалтерии упраздняются. Но необходимость доставки бумажных документов в ОЦО остается, филиалы по-прежнему должны собирать их и отправлять в центр. Фактически, новый бизнес-процесс обработки документов не исключает прежних недостатков – риск потери документов, низкую скорость получения бумажного оригинала, трудоемкость хранения, подготовки отчетности и подборок документов.

По заявлениям аналитиков Deloitte эффективность бизнеса при внедрении модели ОЦО повышается на 15%, при использовании в ОЦО средств автоматизации уже на 50%.

Крупным компаниям необходимо оптимизировать процессы обработки и сбора финансовых документов для передачи в общий центр обслуживания. Для ОЦО филиалы – это источники документов, и ожидание доставки бумажных экземпляров для выполнения учетных функций крайне неэффективно. Возникает очевидная потребность в автоматизации.

Но установить сканирующее оборудование и обязать филиалы загружать скан-копии документов в сетевое хранилище - это не та автоматизация, которая решит проблему. Кроме того, этот подход не гарантирует должной степени защиты информации и не решает задачу оперативного поиска и выемки подборок документов. На практике холдинг нуждается в централизованном решении, с помощью которого стало бы возможным организовать и объединить процессы обработки и доставки документов филиальной сети в ОЦО, а также обеспечить контроль исполнения операций и надежное структурированное хранение информации.

Выбор решения

Выбор платформы – сложный процесс. Как правило, бизнес учитывает регулярное возрастание объемов хранимого контента и связанную с этим производительность системы, а также наличие гибких инструментов разработки и интеграции, которые позволят внедрять кастомизированный функционал и закладывать возможности дальнейшего масштабирования системы.

По статистике в большинстве случаев из числа претендентов систем для автоматизации ОЦО исключаются классические системы электронного документооборота, коробочные продукты и модули на базе ERP. В основном предпочтение отдается системам управления корпоративным контентом – ECM (Enterprise content management).

Промышленная ECM-платформа предоставляет все необходимые инструменты для построения распределенных решений корпоративного уровня и долговременного хранения информации с настраиваемыми политиками разграничения доступа, контроля действий пользователей и целостности данных.

Функции системы

ECM-система обеспечивает процедуры загрузки поступающих документов в филиалах, автоматизирует процессы проверки и согласования новых документов между ОЦО и региональными подразделениями. Также важна возможность интеграции системы с ERP для поиска копий документов непосредственно из интерфейса учетной системы.

Один из способов автоматизации текущего ввода документов – штрих-кодирование. По распространенной практике за каждым филиалом закреплен свой участок учета в ОЦО. На бумажные документы, поступающие в региональные центры, наклеиваются штрих-коды. Учет и печать штрих-кодов ведется из централизованной ECM-системы. В штрих-код заносится информация о документе: филиал, тип документа и текущий год. Далее документы отправляются на сканирование и загружаются в систему. На каждом документе распознается значение штрих-кода, на основе которого производится автоматическое создание карточки и заполнение индексных полей в электронном архиве ECM-системы. Документы поступают в ОЦО и бухгалтер выполняет их проверку – согласовывает или отправляет на доработку. В случае корректности документов производятся операции учета. Электронные копии из архива ECM по штрих-коду привязываются к проводке в 1С, из которой атрибуты текущего документа (дата проводки, дата документа, сумма, контрагент и т.д.) автоматически передаются в индексную карточку электронного архива.

Все действия по приемке документов сопровождаются изменениями статусов в электронном архиве: «новый», «проведен», «в работе», «возвращен на доработку», которые позволяют контролировать процессы обработки каждого документа.

Результат

Автоматизации процессов ОЦО сокращает рутинные операции и повышает эффективность централизованной обработки финансовых документов распределенного холдинга. При таком подходе формируется единое окно доступа к документации в электронном виде, что гарантирует сотрудникам компании получение только достоверной информации. Остаются в прошлом издержки на логистику документов, низкая скорость поиска информации, формирования подборок и отчетности.

Эффективность ECM-системы для автоматизации процессов ОЦО объясняет руководитель направления по работе с промышленностью, ТЭК и крупными холдингами корпорации ЭЛАР Максим Иваненко.

photo.png

CNews: По каким критериям нужно выбирать систему для автоматизации процессов ОЦО?

Максим Иваненко: Функциональность, гибкость настроек и интеграции, промышленные средства обеспечения безопасности хранения и поиска информации – это только базовый перечень. Важно организовать непрерывность учетных операций, чтобы поступающие документы автоматически сохранялись в системе и были связаны с проводками в 1С.

CNews: Почему именно ECM-система?

Максим Иваненко: ECM-система оптимизирует процессы взаимодействия филиалов и общего центра обслуживания, объединяет процедуры сканирования, учета и хранения документов. Она становится связующим звеном для разнородной информации: документов, сведений из ERP, справочной информации, отчетных данных. В этом случае, всем сотрудникам гораздо проще взаимодействовать и исполнять свои должностные обязанности, а руководству отслеживать показатели работы и принимать стратегические решения.

CNews: Может ли M сократить издержки предприятия?

Максим Иваненко: Я бы сказал, что происходит совокупная оптимизация издержек. Сокращаются расходы на логистику – обеспечивается быстрая транспортировка документов в электронном виде из регионов на участки учета в ОЦО. С помощью штрих-кодов или распознавания автоматизируются процессы комплектования документов. Кроме того формируется систематизированный электронный архив первичных и договорных документов, что позволяет обеспечить сотрудников удобным инструментом поиска информации, исключить риски утери и несанкционированного доступа к документам.

CNews: И все эти функции доступны в одной системе?

Максим Иваненко: Преимущество сервис-ориентированной архитектуры современных ECM-систем в реализации различных функций на единой технологической платформе. Юридически значимый документооборот, электронный архив для ERP, автоматизация бизнес-процессов, искусственный интеллект для классификации и распознавания комплектов документов при сканировании и многие другие решения, которые еще 5–7 лет назад потребовали бы внедрения нескольких независимых программных продуктов, теперь доступны в качестве стандартных сервисов.

CNews: Существуют ли подобные системы российского производства?

Максим Иваненко: Да. В своих проектах мы используем ECM-платформу собственной разработки – «ЭЛАР Контекст», для которой актуальны все вышеперечисленные преимущества. Платформа входит в реестр отечественного ПО, имеет сертификаты ФСТЭК и SAP, коннекторы для бесшовной интеграции с ИТ-системами различных классов. Сегодня решения на платформе «Контекст» для промышленности и крупных холдингов являются одними из самых востребованных на рынке.

CNews: Расскажите о наиболее интересных проектах

Максим Иваненко: Приведу примеры недавних проектов. В холдинге «Градиент» система «Контекст» обеспечивает автоматизацию процессов ОЦО и объединяет 9 крупных региональных центров. На данный момент в системе хранится порядка 80 тысяч первичных бухгалтерских документов и эта цифра ежедневно растет. Реализовано распознавание штрих-кодов и автоматическое связывание сканов со сведениями в 1С.

Группа компаний «Протек» использует «Контекст» в качестве поддержки юридически значимого электронного документооборота: произведена интеграция с операторами ЭДО, ежедневно обрабатывается порядка 300 тысяч электронных документов. Благодаря внедрению системы на формирование любой подборки документов затрачивается не более 5 секунд.

В Объединенной металлургической компании на базе «Контекст» создана централизованная система управления технической информацией предприятия, которая включает электронный архив, интеграцию с ERP, PDM, СЭД и автоматизацию учета бумажного архива.