Статья

Как ОМК создавала электронный архив технической документации

Интеграция Документооборот
мобильная версия
, Текст: Наталья Рудычева

Создание электронного архива технической документации на базе «ЭЛАР Контекст» позволило «Объединенной металлургической компании» снизить риски хищения документов, сократить время доступа к ним с 8 ч до 5 мин, а трудозатраты по хранению, учету, поиску и подбору – на 30%. Подробности проекта – в этой статье.

Дорогие документы – емкий термин. Под ним могут подразумеваться одновременно и трудности документационного обеспечения подразделений при работе с бумажными документами, и высокая стоимость их хранения. Существенная часть документооборота производственного предприятия – это техническая документация. Многие документы эксплуатируются и сдаются в архив на бумаге. Поэтому для предприятий все более актуальными становятся вопросы оптимизации хранения и учета архивного фонда.

«Основными задачами для всех без исключения дивизионов мы видим дальнейшее повышение конкурентоспособности через оптимизацию производственного цикла, создание новых продуктов и, конечно, сокращение издержек», - отмечает заместитель председателя совета директоров «Объединенной металлургической компании» (ОМК) Владимир Маркин. К издержкам производства относятся и затраты на содержание архивов подразделений. Расходы предприятия, как и площади таких архивов, постоянно растут. Усугубляет ситуацию отсутствие централизации и автоматизированного учета. Падает скорость доступа к информации, усложняется ее хранение и использование. Все это заставляет руководство задумываться о способах снижения издержек и повышения эффективности документационных процессов. В «Объединенной металлургической компании», одном из крупнейших отечественных производителей металлопродукции, такой способ нашли.

Задачи проекта

«ОМК – это крупный холдинг, львиную долю общего документооборота которого составляет техническая документация с длительным сроком хранения. Ранее все оригиналы хранились в подразделениях, что сильно затрудняло поиск и доступ к документам, – рассказывает начальник управления делами ОМК Татьяна Филимонова. – С целью оптимизации этого процесса мы провели исследование, которое показало, что порядок хранения документов в компании не систематизирован: в подразделениях не соблюдаются сроки хранения, отсутствует должный учет и реестры хранимой документации, не определены ответственные исполнители. Было принято решение передать оригиналы технической документации на хранение в центральный архив предприятия, а процесс пользования документами автоматизировать».

ОМК – крупный металлургический холдинг, в состав которого входит 5 предприятий: Выксунский металлургический завод (ВМЗ, Нижегородская область), Альметьевский трубный завод (АТЗ, Республика Татарстан), завод «Трубодеталь» (Челябинская область), Благовещенский арматурный завод (БАЗ, Республика Башкортостан), Чусовской металлургический завод (ЧМЗ, Пермский край).

Документы на предприятии являются крайне востребованными, поэтому очень важно не просто гарантировать их сохранность, но и повысить удобство работы. Наиболее простой задачей проекта была централизация хранения оригиналов – она решалась созданием единого архива. Значительно сложнее было систематизировать учет и автоматизировать процессы принятия документов на хранение. При этом очень важно обеспечить архивной службе возможность оперативно предоставлять проектно-сметные, конструкторские и эксплуатационные документы всем заинтересованным пользователям вне зависимости от того, в каком территориальном подразделении холдинга они находятся.

У ОМК уже был успешный опыт автоматизации общего центра обслуживания (ОЦО) финансового учета. Благодаря реструктуризации бухгалтерского подразделения и внедрению современных технологий удалось существенно сократить издержки и повысить эффективность работы бухгалтерии. На данный момент документы поступают в единую бухгалтерию со всех производственных площадок компании в уже отсканированном виде, бумага сразу отправляется в архив. Принятие к учету в ERP-системе производится на основе скан-копий, которые складываются в специализированную систему электронного архива. Электронный архив обеспечивает надежное хранение и быстрый доступ ко всей финансовой документации как специалистов предприятия, так и контролирующих органов. Причем поиск и просмотр документов может осуществляться напрямую из ERP-систем, с которыми электронное хранилище интегрировано. На данный момент система электронного архива бухгалтерии ОМК охватывает 5 регионов, более 7 тыс. пользователей и 30 юридических лиц, в ней хранится порядка 30 млн. документов.

Особенности технического документооборота

В ОМК решили пойти по схожему пути и внедрить систему электронного архива технической документации, которая помимо хранения и доступа к электронным документам позволит автоматизировать процессы передачи документов в архив как в бумажном, так и в электронном виде. Безусловно, просто взять и скопировать работающую в бухгалтерии систему было нельзя – необходимо было построить совершенно другой бизнес-процесс, учитывающий особенности работы с технической документацией, ее классификацию и структуру. Поскольку документы из такого архива чрезвычайно востребованы, необходимо было оптимизировать структуру хранения, создать удобную систему поиска и разработать специфичную ролевую модель доступа к информационным объектам для специалистов разного уровня.

Конструкторская и проектная документация, как правило, внимательно просматривается пользователем, поэтому система должна поддерживать отображение различных форматов файлов, интерфейс для работы с электронными копиями должен быть удобным и понятным. Много внимания следует уделить безопасности информации, защите данных и их версионности, а также вопросам долговременного хранения. Следует не забывать об интеграции и синхронизации со справочной информацией из внешних информационных систем. В идеале нужно внедрить такое решение, которое позволит не думать о бумаге, а работать только с электронными ресурсами, тем самым обеспечив сохранность оригиналов.

Таким образом, стало понятно, что для решения всех поставленных задач потребуется не коробочное, а совершенно новое, индивидуально решение. Поскольку ОМК уже использовала в своей работе электронный архив от ЭЛАР, при внедрении электронного архива технической документации было принято решение о продолжении сотрудничества именно с этим разработчиком.

Выбор решения

Электронный архив технической документации ОМК построен на отечественной ECM-платформе «ЭЛАР Контекст», которая входит в реестр отечественного ПО и отвечает всем необходимым требованиям по безопасности и производительности.

Первый этап внедрения начался с установки системы на одном из предприятий ОМК – Выксунском металлургическом заводе. В сжатые сроки было произведено развертывание электронного архива и его залповое наполнение востребованной частью ретрофонда. После чего система планомерно дорабатывалась и расширялась. «Методика быстрого старта и гибкость самой платформы позволяют нам разбивать внедрение на несколько этапов и в самые короткие сроки обеспечивать заказчика работоспособной и наполненной системой, – рассказывает руководитель направления по работе с промышленностью корпорации «ЭЛАР» Максим Иваненко. – На первом этапе разворачивается базовая конфигурация и наполняется документами. Пользователи имеют возможность работать в системе на всех этапах внедрения. К моменту сдачи проекта, когда реализован весь необходимый функционал, заказчик получает «живую» и эксплуатируемую систему. Немаловажно, что за это время к ней привыкают пользователи, и такую систему гораздо проще развивать и поддерживать».

В электронном архиве реализованы функции версионности, быстрый поиск и удобный просмотр документов. Внедрена рубрикация для поиска документов по классификаторам оборудования и выпускаемой продукции, которые были перенесены из системы SAP TOPO и MDM.

Поиск по рубрикатору

Синхронизированы справочники сотрудников и подразделений, хранящиеся в SAP HR. Произведена интеграция с системой электронного документооборота WSS Docs в части миграции справочников и поиска хранящихся в электронном архиве документов из интерфейса СЭД.

Архивисты решили свои проблемы: автоматизировали регистрацию и учет технической документации. Теперь в архиве полный порядок, все документы принимаются по описи, которая заводится в системе электронного архива и для электронных, и для бумажных документов. Бумажные документы сканируются. Реквизиты и электронные копии документов попадают в систему, а бумага – на стеллажи. Таким образом реализовано и текущее наполнение электронного архива. «Электронный архив позволил снизить риски хищения документов и на 30% сократить трудозатраты по хранению, учету, поиску и подбору документации, – рассказывает Татьяна Филимонова. – Наряду с этим, за счет высвобождения площадей, снижения расходов на аренду, покупку бумаги и картриджей, экономии на обслуживании техники, существенно сократились финансовые издержки на содержание бумажного архива».

Стоит отметить, что консолидированный электронный архив – это и повышение эффективности производственных процессов. Непосредственно на производственных площадках специалисты получают оперативный доступ к документации в электронном виде. Они обеспечены возможностью коллективной работы с документами и подбора информации прямо на рабочем месте. Канули в лету долгие запросы на предоставление бумажных документов – все необходимое есть в системе.

Интерфейс системы электронного архива

«Время доступа к документации сократилось на 99% – с 8 рабочих часов до 5 минут. Достигнут самый главный эффект – повысилась доступность информации», – рассказывает Татьяна Филимонова.  По ее словам, сегодня ОМК заинтересована в дальнейшем развитии системы, в частности, тиражировании на остальные предприятия.

Проект по внедрению электронного архива технической документации ОМК достиг поставленных целей. Многие российские предприятия промышленности также заинтересованы в решении подобных задач. Конечно, автоматизация работы с технической документацией – это многогранный вопрос. У каждой компании свое видение и уникальные потребности. Проект внедрения электронного архива на отдельно взятом предприятии не будет похож на другие подобные решения. Но все-таки концепция удешевления бумажных документов с помощью электронного архива выглядит наиболее эффективной.