Статья

«Мобильные» сотрудники: меняем бизнес с помощью цифровых технологий

data
мобильная версия
/ Фото: ru.depositphotos.com

Выгоды удаленной работы осознают не только работники, но и работодатели. Но у мобильной свободы есть и обратная сторона: организация такой работы традиционными средствами несет в себе серьезные ограничения. Для того, чтобы предоставить сотрудникам весь пул возможностей при работе в удаленном режиме, необходимы технологии и инструменты, формирующие единое цифровое пространство компании.

В современном мире меняются привычные способы работы. Все больше сотрудников сегодня работают тогда, когда это требуется, и там, где им удобно. При этом вне зависимости от того, находится ли сотрудник в аэропорту в ожидании рейса или едет на поезде, работает в кофейне или дома, он должен иметь удаленный доступ к общим файлам и данным, являющимся кровеносной системой современной компании.

Многие компании быстро поняли, сколько преимуществ в более гибких вариантах занятости сотрудников. Удаленная работа дает возможность заниматься своим делом в кругу семьи, нивелирует стресс, связанный с ежедневными поездками в офис. Эти факторы напрямую влияют на уровень удовлетворенности сотрудников и увеличивают производительность труда, что может обеспечить превосходство над конкурентами.

Преобразование бизнеса с помощью цифровых технологий

Те компании, которые встали на путь преобразования бизнеса с помощью цифровых технологий и намереваются предложить своим сотрудникам возможность дистанционной работы, сталкиваются с двумя основными проблемами. Во-первых, им необходимо организовать быстрый и надежный доступ к данным с помощью мобильных устройств. И, во-вторых, необходимо обеспечить безопасность корпоративных данных в условиях, когда пользователи могут подключаться к корпоративной сети с различных устройств и в различных местах.

К счастью, решить эти задачи вовсе не так сложно, как может показаться на первый взгляд. Первую проблему легко решить с помощью корпоративных служб синхронизации файлов и совместного доступа к ним (EFSS). Платформа EFSS дает пользователям возможность сохранять файлы во внутрикорпоративном или облачном репозитории, а затем работать с этими данными с мобильного телефона или удаленного компьютера.

EFSS – одна из первых доступных на настоящий момент платформ для совместной работы с контентом (Content Collaboration Platform), обеспечивающих переход к цифровому рабочему пространству. Наряду с этим она предлагает инструменты для классификации метаданных, хранения данных на протяжении заданного срока, администрирования, а также интерфейсы прикладного программирования (API) для разработчиков.

Существует масса платформ EFSS на основе сетевых технологий, и о многих из них можно сказать немало хорошего: они быстро реагируют на запросы пользователей и имеют дружелюбный интерфейс. Их недостатки, однако, заставляют нас вспомнить о втором препятствии на пути цифровых преобразований: соблюдение жестких требований по обеспечению безопасности корпоративных данных.

Следует ли беспокоиться об обеспечении безопасности данных

Некоторые компании до сих пор испытывают недоверие к технологиям удаленного доступа и концепции BYOD, предполагающей возможность использования сотрудником собственных устройств в рабочих целях. В общем и целом, аргументы в пользу такого недоверия выглядят довольно убедительно. Если позволить пользователям взять инициативу в свои руки и выбрать сторонние файловые службы для хранения, совместного доступа и работы с данными, то это очень скоро приведет к появлению «теневой» инфраструктуры ИТ и сопутствующим проблемам, связанным с обеспечением конфиденциальности информации. Поверьте, неавторизованным пользователям не составит большого труда получить несанкционированный доступ к корпоративным данным. С другой стороны, аппаратный сбой может быстро привести к потере данных, а подключение к сети неизвестных устройств отрицательно скажется на ее пропускной способности. Иными словами, появление подобной «теневой» инфраструктуры может стать настоящим кошмаром для ИТ-службы и юридического отдела вашей компании.

При этом сочетание удаленного доступа с механизмом обеспечения безопасности данных не является чем-то нереальным. Есть простое решение: Enterprise Content Collaboration Platform (платформа для совместной работы с корпоративным контентом), за администрирование и обслуживание которой будет отвечать ваш ИТ-отдел. Дополните ее протоколами шифрования и аутентификации, и ваши данные будут в безопасности.

При таком сценарии выигрывает и компания, и сотрудники. Вы получаете полностью прозрачную сеть и уверенность в абсолютной защищенности ваших информационных ресурсов. Пользователи получают инструмент для удаленного доступа и совместной работы с данными, который поможет им работать более эффективно.

Именно эти функции реализует платформа Hitachi Content Platform (HCP) и ее дополнительный компонент Hitachi Content Platform Anywhere (HCP AW). Тесная интеграция HCP и HCP AW создает основу для взаимосвязанного цифрового рабочего пространства, обеспечивающего сотрудникам вашей компании возможность работать в любом месте и в любое время. Такой подход помогает сделать рабочий процесс более интеллектуальным и продуктивным.

Предлагаемая схема позволяет существенно снизить и затраты компании: при совместном использовании решений линейки HCP стоимость платформы оказывается до 60% ниже, чем стоимость публичного облачного хранилища. При этом пользователи могут работать с любых устройств, независимо от того, под управлением какой ОС они функционируют – Windows, Android, Linux или iOS. Сотрудники будут иметь постоянный доступ к свежим версиям файлов, хранящимся во внутрикорпоративном центре обработки данных, и даже иметь возможность восстановить одну из предыдущих версий с помощью специальных функций, заложенных в программном продукте.

HCP AW обеспечит защиту и таких устройств, как ноутбуки, выступающих в качестве конечных точек хранения файлов. С другой стороны, HCP AW можно использовать для «мобилизации» данных, которые хранятся на имеющихся сетевых накопителях (NAS) или в системах управления контентом, таких как MS SharePoint. Данная платформа обеспечивает синхронизацию файлов между устройствами и организует специальные каналы для совместной работы с файлами, защита которых осуществляется с помощью уникального кода доступа. Это позволяет снизить уровень нагрузки на вашу сеть и обеспечить ее безопасную работу.

Имея в своем распоряжении инструменты для удаленного доступа и совместной работы с файлами, пользователи будут избавлены от необходимости прибегать к публичным облачным службам, находящимся вне зоны вашего влияния. Это уменьшает риски появления теневой инфраструктуры ИТ. Наконец, полный контроль над данными существенно облегчает соблюдение корпоративной политики и нормативных требований регулирующих органов – ведь платформа HCP умеет анализировать и отслеживать факты использования данных внутри вашей компании и формировать соответствующие отчеты для юридического отдела.