Интервью

Как «УРАЛХИМ» управляет закупками с помощью SAP Ariba

Интеграция Бизнес-приложения Внедрения
мобильная версия
, Текст: Наталья Рудычева

В России завершилось одно из самых масштабных внедрений SAP Ariba. Благодаря автоматизации процесса закупок «УРАЛХИМ» всего за полгода сэкономил более ₽100 млн. О том, как происходила реализация проекта и каких еще эффектов удалось добиться с помощью нового решения, в интервью CNews рассказал Дмитрий Бояркин, директор по закупкам АО ОХК «УРАЛХИМ».

CNews: Расскажите о компании «УРАЛХИМ» и задачах вашего подразделения.

Дмитрий Бояркин: «УРАЛХИМ» уже более 10 лет занимается производством удобрений. Это одна из крупнейших компаний отечественной агрохимической отрасли с объемами производства более шести миллионов тонн в год. В холдинг входят четыре завода по производству минеральных удобрений, расположенные в Перми, Кирово-Чепецке, Березниках и Воскресенске, на которых работает около 10 000 человек.

Я руковожу дирекцией по закупкам «УРАЛХИМ». В подразделении работает более 60 человек – десять из которых находятся в центральном офисе, а остальные являются сотрудниками заводов, складских и логистических комплексов.

CNews: Как родилась идея внедрения SAP Ariba? Какие задачи перед вами стояли?

Дмитрий Бояркин: Я пришел в компанию «УРАЛХИМ» в 2015 году. На тот момент деятельность дирекции по закупкам фактически не была автоматизирована. Все заявки на закупку создавались в «1С», а затем переносились в Excel для дальнейшей обработки. Запросы на закупку отправлялись поставщикам по электронной почте, а полученные ответы также вручную заносились в таблицы. Очевидно, что эффективность такого способа выбора поставщиков и взаимодействия с ними оставляла желать лучшего. Первоначально мной была разработана стратегия развития функции. После утверждения стратегии советом директоров мы приступили к изменению системы закупок компании.

CNews: Почему выбор пал именно на SAP Ariba?

Дмитрий Бояркин: Мы анализировали несколько решений по автоматизации закупочной деятельности – это и российское программное обеспечение, и традиционные продукты SAP и иных иностранных производителей программных продуктов в этой области. Почему именно SAP Ariba? На мой взгляд, надо выбирать продукты, которые актуальны не только сегодня, но и будут также востребованы через несколько лет. И SAP Ariba – именно такое решение по мнению не только специалистов по закупкам, но и ИТ-экспертов нашей компании. Вдобавок это облачное решение. А это означает быстроту развертывания и внедрения по сравнению с традиционными решениями, а также отсутствие необходимости в формировании собственной службы поддержки и доработки, т.к. система ежеквартально автоматически обновляется.

CNews: Как вы выбирали исполнителя работ? Почему остановились именно на компании TerraLink?

Дмитрий Бояркин: Мы провели конкурентную процедуру по выбору поставщика, рассматривали несколько предложений. Но как такового опыта внедрения той конфигурации, которую мы выбрали, не было ни у кого. Однако по соотношению цена-качество и клиентоориентированности TerraLink был одним из лучших, поэтому мы остановили свой выбор именно на этой компании.

Дмитрий Бояркин: Мы получили максимально прозрачные и эффективные закупки

CNews: Расскажите о проекте подробнее.

Дмитрий Бояркин: В марте 2016 года мы начали выбирать платформу – смотрели и сравнивали различные решения. В сентябре состоялся конкурс по выбору подрядчика. После этого совместно с TerraLink мы занимались проектированием системы, выстраивали процессы в соответствии с нашими требованиями. Внедрение началось в январе 2017 г.

Внедрение первого модуля – Sourcing – прошло достаточно быстро. Была проведена настройка системы под наши бизнес-процессы, определены роли, внедрены шаблоны, настроены формулы. 1 июля 2017 года модуль Ariba Sourcing pro был передан в промышленную эксплуатацию нашим категорийным менеджерам для работы.

На сегодняшний день завершено внедрение модуля управления поставщиками SIPM, который позволит вести единую базу поставщиков и проводит их квалификацию. В работе находится самый сложный модуль Procure-to-Pay (P2P), который консолидирует все заявки, которые создаются заказчиками, а затем передает их в модуль Sourcing. После этого происходит автоматическая рассылка запросов поставщикам. Поступающие от них ценовые предложения фиксируются системой и затем формируется сводная ведомость всех предложений.

CNews: Сколько поставщиков уже подключено к вашей системе?

Дмитрий Бояркин: Сегодня мы консолидировали всех наших поставщиков в единой базе – получилось около 5000. При этом только за два месяца у нас зарегистрировалось более 200 новых поставщиков.

Дмитрий Бояркин: В среднем на 5% удалось снизить средние закупочные цены на приобретаемые товары

CNews: Какие неожиданные сложности возникали в ходе проекта?

Дмитрий Бояркин: Система достаточно сложная и обладает самыми широкими возможностями для настройки. Однако число ее внедрений в той конфигурации, которую мы выбрали, пока невелико – по-моему, существует только три примера внедрения модуля Sourcing, не говоря о полномасштабной автоматизации всего процесса закупки от заявки до оплаты. Поэтому наша команда периодически сталкивалась с задачами, решить которые не могли даже глобальные консультанты. В результате специалисты TerraLink как самостоятельно, так и совместно с Ariba Team находили решение, и тем самым открывали двери и знания для глобальной команды.

CNews: Каковы, на ваш взгляд, преимущества использования именно облачного решения?

Дмитрий Бояркин: Я уже говорил об этом. Во-первых, это быстрота развертывания. Внедрение подобного решения занимает, как правило, больше года, а мы начали использовать модуль Sourcing уже через пять месяцев. Во-вторых, нам не нужно содержать большой штат программистов. В-третьих, вендор каждые три-шесть месяцев обновляет решение на основании запросов множества пользователей, в том числе и наших. Как сказал мне один из руководителей компании SAP, «мы обречены сделать самый лучший продукт, потому что в случае, если сервис и система будет плохого качества, Вы просто откажетесь от подписки». И в-четвертых, благодаря тому, что система глобальная, мы имеем доступ более чем к двум миллионам поставщиков самых разнообразных товаров.  Оказаться в мировом сообществе поставщиков и производителей – для нас серьезное преимущество.

CNews: Насколько, на ваш взгляд, безопасно использование облачного решения?

Дмитрий Бояркин: Безусловно, наша служба безопасности оценила решение и вынесла свой вердикт. В компании работают профессионалы, которые адекватно оценивают риски. Кроме того, я уверен в том, что если кто-то задастся целью непременно взломать именно твою систему защиты, то он это сделает.

С точки зрения доступности системы – она доступна 24/7. Пока мы ни разу не сталкивались с какими-либо проблемами, связанными с недоступностью системы. Если я нахожусь в командировке, я могу зайти в систему с мобильного устройства, что очень удобно

 CNews: Сложно ли было научить сотрудников работе с новой системой?

Дмитрий Бояркин: Компания TerraLink организовала обучение сотрудников центрального офиса и вебинары для региональных представителей. Понятно, что кому-то обучение давалось легче, а кому-то сложнее. Однако никто не отказался работать в новой системе. Наоборот, сотрудникам интересно использовать современные методы и способы закупок, например, проводить онлайн-аукционы.

CNews: Можно ли уже сегодня оценить результаты внедрения системы?

Дмитрий Бояркин: В первую очередь, мы получили максимально прозрачные и эффективные закупки, что и было нашей основной целью. Мы предварительно оценили временные затраты на рутинные операции – по некоторым удалось добиться снижения в три-четыре раза. Например, это сбор предложений от поставщиков, который раньше проводился вручную, а теперь полностью автоматизирован. Категорийный менеджер по закупкам нажатием кнопки получает сводную таблицу, исходя из выбранного сценария -  лучшее по лучшим ценам или лучшая цена по лоту, либо иной.

Также в среднем на 5% удалось снизить средние закупочные цены на приобретаемые товары. По отдельным конкурентным процедурам этот показатель достигал 25%. Кроме того, нам удалось существенно увеличить базу поставщиков, тем самым повысив конкурентность закупок.

Дмитрий Бояркин: Внедрение SAP Ariba в «УРАЛХИМ» не только по нашей оценке, но и по оценке жюри, а также бизнес-сообщества, признано проектом, который принес максимальную эффективность

CNews: Какие возможности появились у вас как у руководителя дирекции по закупкам?

Дмитрий Бояркин: Во-первых, это множество аналитических отчетов, которые можно настроить самостоятельно, исходя из личных требований. Во-вторых, вся история закупки. Например, со своего рабочего места я могу посмотреть, как проходила любая конкурентная процедура в любом нашем филиале. При этом я могу оценить загрузку и качество работы категорийного менеджера, посмотреть какие проекты он ведет, какая стратегия закупки выбрана, как она реализовалась. То есть наши закупки стали абсолютно прозрачными.

CNews: А что видят в системе поставщики?

Дмитрий Бояркин: Поставщики видят в системе предмет закупки, т.е. то, что они должны нам поставить, требования к предмету закупки, срок поставки. Они вносят свои предложения, а система консолидирует и автоматически выбирает лучшее, исходя из утвержденного сценария. Теперь поставщики могут быть абсолютно уверены в том, что предлагаемая ими цена не будет известна никому до момента вскрытия конвертов, т.е. собственно до окончания конкурентной процедуры.  Это происходит строго в назначенное время, а возможность «заглянуть» в предложения до этого момента полностью исключена.

CNews: Планируется ли дальнейшее развитие проекта?

Дмитрий Бояркин: Да, в 2018 году мы собираемся внедрить систему управления контрактами, а также систему контроля их исполнения. Планируем заниматься дальнейшим развитием системы и обучением сотрудников. Ведь наша компания развивается, появляются новые задачи. Одновременно развиваются и наши поставщики, и все бизнес-сообщество.

CNews: Проект внедрения SAP Ariba в вашей компании был отмечен наградой SAP Value Award. Чем Вы особенно гордитесь в этом проекте?

Дмитрий Бояркин: Внедрение SAP Ariba в «УРАЛХИМ» не только по нашей оценке, но и по оценке жюри, а также бизнес-сообщества, признано проектом, который принес максимальную эффективность. С помощью новой системы мы планировали снизить закупочные цены на 3%. А по факту благодаря расширению конкурентной среды и внедрению новых методов и способов закупки нам удалось довести этот показатель до 4-7%.  В итоге за полгода компания сэкономила более 100 миллионов рублей.

CNews: Довольны ли вы сотрудничеством с TerraLink?

Дмитрий Бояркин: Я ни разу не пожалел о том, что мы выбрали в качестве исполнителя TerraLink. Это команда профессионалов, ориентированная на заказчика. Они никогда не опускают руки и находят решения сложнейших задач. Думаю, мы будем приглашать их для выполнения и последующих работ.