Статья

Как тратить в три раза меньше на офисную печать

мобильная версия

Обслуживание офисных печатных устройств является незримой для большинства сотрудников статьей расходов, но весьма существенной. Если деятельность организации так или иначе связана с множеством бумаг — например, так обстоят дела в банках, — то затраты на печать даже в одном филиале в год могут исчисляться сотнями тысяч рублей. Верным решением будет оптимизация этих расходов. Однако многие общеизвестные способы экономии могут повлечь обратный эффект, тогда как дополнительные первичные вложения — наоборот — дадут существенную выгоду в первый же год.

Даже небольшой бизнес по производству потребительских товаров генерирует порядка 25 тыс. бумажных отпечатков ежемесячно — речь идет о компании со штатом в 120 человек. Виртуальный банк с вдвое меньшим числом сотрудников — 50 тыс. Российское отделение международного производителя пищевой продукции, насчитывающее 500 человек — 250 тыс. листов. При переводе этих цифр в конечную стоимость бумаги вырисовываются относительно скромные суммы, однако, это лишь малая часть, влекущая за собой по-настоящему огромные расходы.

При поверхностном подходе к выбору центров печати, цена одного лазерного монохромного отпечатка может составлять ₽4-5 — эта цифра складывается из стоимости бумаги, тонера и обслуживания принтера. После тщательной оптимизации, не ограничивающей объемы печати, цена листа снижается до ₽1,5-2. Важно не смешивать понятия грамотной оптимизации и сиюминутной выгоды.

Владельцы успешного малого и среднего бизнеса предпочитают не экономить на печатающих устройствах для офиса, выбирая технику известнейших брендов. Тем не менее, в будущем, в рамках оптимизации бюджетов на содержание офиса, ИТ-департамент может крайне неосмотрительно экономить на обслуживании очень недешевых принтеров и многофункциональных устройств. Например, перезаправлять имеющиеся картриджи вместо покупки новых или не менять расходную механику, имеющую свой ограниченный ресурс. И если траты на текущее обслуживание принтеров относительно легко прогнозировать и, соответственно, закладывать в бюджет, то выход техники из строя не только влечет внезапные расходы, но и может создать настоящий коллапс в офисе, а значит, и прямые убытки.

Экономия мнимая

В офисах традиционно используются лазерные принтеры, в некоторых случаях — с возможностью цветной печати. Такая «роскошь» также значительно повышает стоимость содержания печатного устройства. Логично, что перезаправка картриджей тонером вместо покупки новых оригинальных расходников, видится эффективным способом урезания затрат в два-три раза. Вместе с тем, у картриджа лазерного принтера есть свой механический ресурс. Полуторный, максимум — двойной, запас прочности создаст иллюзию того, что перезаправка была правильным решением. Но вскоре барабан и нож, снимающий излишки тонера, износятся, а на бумаге начнут оставаться грязные пятна краски. Такие отпечатки еще можно использовать как черновики или внутренние бумаги малой важности, но во фронт-офисе это грозит репутационными потерями в глазах клиентов.

В погоне за экономией не стоит вдаваться в крайности, выбирая максимально дешевую и низкокачественную бумагу

Также значительно снижает ресурс картриджа заправка некачественным тонером — грязь на бумаге может появиться практически сразу. Такой картридж требует немедленной замены, починить его невозможно, а это не что иное, как незапланированные траты. Плохой тонер даже более вреден для цветных лазерных принтеров, так как портит не только барабаны картриджей, но и дорогостоящую ленту переноса.

Само собой, любые поломки печатающего устройства, произошедшие при использовании перезаправленного или неоригинального картриджа, могут быть основанием для отказа в гарантийном ремонте. Даже если дефект не связан с работой картриджа.

Экономия реальная

В погоне за экономией не стоит вдаваться в крайности, выбирая максимально дешевую и низкокачественную бумагу, вводя жесткое ограничение на бумажный документооборот или приобретая самые доступные принтеры. Лучшим вариантом будет предварительный расчет примерных объемов печати в офисе и последующий подбор под эти объемы подходящей техники. Выбор слишком производительного устройства станет лишней тратой денег, тогда как устройство, не предназначенное для больших объемов печати, выйдет из строя чрезвычайно быстро. Определитесь с примерной ежемесячной потребностью в печати и добавьте к ней 50% — этот ориентир поможет выбрать принтер по рекомендуемому числу страниц в месяц.

Для малого офиса компании, не связанной с постоянным созданием множества документов, оптимальной будет расчетная ежемесячная нагрузка 15-20 тыс. отпечатков. Для крупных офисов, где планируется установка нескольких принтеров, либо для банков, необходима техника с ресурсом 30-40 тыс. страниц в месяц. Искать принтеры с вдвое большим ресурсом не имеет смысла — значительно дешевле будет приобрести два устройства, чем одно неоправданно дорогое. Игнорировать этот параметр также не стоит — при его значительном превышении принтер может выйти из строя, а гарантия будет аннулирована.

Обратите внимание на производителей, которые пока не занимают доминирующее положение на рынке. В своем стремлении нарастить долю и удержать потребителя они предлагают значительно лучшие характеристики и меньшую цену на принтеры и картриджи. Так, принтеры и многофункциональные устройства (МФУ) Ricoh справляются со значительно большей максимальной нагрузкой в месяц, нежели у лидера рынка — 20 тыс. листов в моделях новой линейки SP220 для малых офисов и 35 тыс. в SP325 для среднего бизнеса.

Определитесь с примерной ежемесячной потребностью в печати и добавьте к ней 50% — этот ориентир поможет выбрать принтер по рекомендуемому числу страниц в месяц

Если отказаться от практики перезаправки картриджей, то выгодней будет приобретать картриджи повышенной емкости. Их цена выше в среднем на 40-50%, но ресурс больше в 4-6 раз. Это напрямую сказывается на стоимости печати. С учетом бумаги картридж повышенной емкости для Ricoh SP220 (на 2,6 тыс. страниц) снижает цену листа с ₽5 до ₽2.8, а картридж для SP325 (6,4 тыс. страниц) позволяет уменьшить стоимость отпечатка с ₽2.7 до ₽1.7. Причем экономия может начаться не при очередной замене картриджа, а сразу — версии устройств SP277 и SP377 уже «из коробки» поставляются с емкими картриджами.

Если речь не идет о тотальной максимальной экономии, лучшим вариантом станет покупка МФУ вместо принтеров — наличие сканера и копира некритично повышает стоимость устройства, но в будущем может пригодиться при переносе МФУ в другой отдел или в случае расширения спектра решаемых сотрудниками задач. Для юридического отдела и канцелярии подойдут МФУ со встроенным факсом: учитывая незначительный объем факсовых сообщений в наше время, приобретать отдельный аппарат неразумно.

Каждая из новых линеек SP 220 и SP 325 Ricoh включает в себя как принтер, так и МФУ, а также устройство «4 в 1» с факсовым модулем. Индекс DNw в названии модели указывает на обычный принтер, SNw — на МФУ, а устройство SFNw снабжено еще и факсом.

Что в остатке

Как нетрудно подсчитать, опираясь на вышеописанные примеры, при неграмотной организации печати затраты организации могут превышать оптимальные показатели в два и более раза. Переход с оригинальных картриджей на перезаправляемые снижает цифры, но влечет неизбежные незапланированные траты на ремонт и периодическую остановку работы в компании.

Грамотный выбор центра печати, сообразный потребностям компании, и использование картриджей повышенной емкости снижают затраты за все время эксплуатации устройства, как уже сказано выше, минимум вдвое, если принимать во внимание стартовые расходы, а также стоимость картриджей и бумаги за весь период эксплуатации. Подготовка к такой оптимизации не вызовет больших трудностей у ИТ-департамента компании, но по итогам года покажет отличную экономию без потери в качестве и объемах печати.