Статья

Система электронного документооборота в Ростовской области признана передовой

Документооборот
мобильная версия

Создание системы электронного документооборота на базе СЭД «Дело» в Ростовской области по праву считается одним из наиболее масштабных и инновационных разработок региона в организации безбумажного взаимодействия. В 2016 г. проект отмечает свое десятилетие, и достигнутые за этот срок результаты впечатляют.

В начале внедрения системы «Дело» в донском регионе ее пользователями стали 200 человек, к 2014 г. количество увеличилось до 6,7 тысяч, а к юбилейному году – до 10 тысяч. В регионе действует распоряжение губернатора Ростовской области Василия Голубева о полном переходе на электронный документооборот, растет число мобильных пользователей. Кроме того, продолжается работа по интеграции региональной СЭД с МЭДО и построению областного электронного архива.

«Развивая проект, руководство донского региона всегда ориентируется на создание единого масштабного регионального решения, способного стать частью общефедеральных систем», – рассказывает об электронной системе министр информационных технологий и связи Ростовской области Герман Лопаткин.

СNews: С момента внедрения СЭД «Дело» в Ростове прошло 10 лет. Предполагали ли вы и ваши коллеги, что число пользователей будет расти так стремительно, а сам проект будет признан передовым?

Герман Лопаткин: Конечно, нет, поскольку в 2006 году и технологии немного другие были, и наша цель была достаточно скромная – упростить общение госорганов с муниципалитетами, сделать более мобильным взаимодействие руководителей муниципальных образований с губернатором. Некоторые муниципальные образования в Ростовской области удалены от райцентра на 400-450 километров. На пересылку писем почтой по области уходит несколько дней, а при доставке на машине получается, что трудозатраты в большинстве случаев несоизмеримы с ценностью корреспонденции. Поэтому и было принято решение развивать электронный документооборот не только среди госорганов, но и вести работу в муниципалитетах. С 2006 года этот процесс был запущен. В 2009-м пользователи работали внутри системы «Дело» уже довольно активно. А в 2010-м мы начали использовать электронную подпись. Именно с этого момента пересылка корреспонденции и превратилась в юридически значимый электронный документооборот.

CNews: Так в чем же, по вашей оценке, Ростовская область оказалась первопроходцем? Что способствовало такому результату?

Герман Лопаткин: Первопроходцами мы являемся, пожалуй, в том, что мы первые начали внедрять на территории региона не разрозненные сегменты системы «Дело», а централизованную систему. У нас все муниципальные образования работают в одном облаке. Аналогов такой работы я не видел. В основном все разворачивают свои СЭД в интересах одного субъекта или одного муниципалитета, а потом их интегрируют. У нас же с первого дня работы жизненный цикл любого документа несет сквозную нумерацию. По одному номеру любой орган власти может найти тот документ, который был в составе переписки, и перерегистрации нигде не требуется. Это первое. Второе – мы добились работы с цифровой подписью через корпоративную сеть еще до того, как подобные решения нам предоставила Федерация. Мы с этим функционалом работаем, повторюсь, уже с 2010 года, соответственно, давно научились генерировать электронные подписи, хранить списки сертификатов, управлять процессом защиты информации, которая пересылается в нашей корпоративной сети через систему «Дело». Федерация предложила пилотный проект использования информационных систем документооборота с применением электронных подписей только в 2014 году.

CNews: Что стало главным шагом в развитии электронного документооборота в вашем регионе?

Герман Лопаткин: Главным шагом стало принятие распоряжения о полном переходе на электронный документооборот с 1 января 2014 года. Сейчас мы работаем исключительно с электронными документами, и все письма, которые подписываются на бумаге, – это не что иное, как копии электронных документов. Электронный документооборот пока не охватывает только документы длительного хранения и документы ограниченного доступа. Более того, мы начали общаться через электронный документооборот с юридической значимостью в рамках федерального проекта с федеральными органами власти. Планируем, что до конца года этот проект завершится. Сегодня в системе порядка 10 тысяч пользователей, из них почти 1,5 тысяч – в областных организациях и учреждениях. Есть и коммерческие организации, с которыми мы взаимодействуем в рамках деловой переписки.

Отмечу, что переходу на полностью электронный документооборот способствовало получение Ростовской областью безлимитной лицензии на СЭД «Дело». Еще в 2012 году на одном из совещаний с ЭОС мы рассказали председателю совета директоров компании ЭОС Владимиру Эдуардовичу Баласаняну об амбициозных планах, которые ставит перед нами губернатор, и разработчики поддержали нас, выделив Ростовскую область в пилотный регион по взаимодействию компаний. Мы получили определенные преференции и, надеюсь, их оправдали. ЭОСу, думаю, тоже приятно, что проекты, которые мы вместе реализуем, получили такое широкое распространение и затраты привели к положительному отклику пользователей систем.

Второй по значимости вехой развития стало применение мобильного решения для первых лиц Ростовской области. В 2012 году мы представили губернатору информацию о плюсах работы в системе, и глава области принял решение о необходимости создания мобильной версии электронного документооборота. Это закономерно: не всегда руководители имеют возможность подписать почту из кабинета, иногда по несколько суток находятся в командировках, а остановить переписку нельзя. Поручение о создании мобильного приложения дало старт новой эпохе электронного документооборота в Ростовской области. Мобильная версия СЭД интегрирована СЭД «Дело», обе системы используют абсолютно одну и ту же базу документов, систему хранения, документирования, присвоения номеров, идентичный алгоритм взаимодействия по входящей и исходящей корреспонденции. Поэтому можно сказать, что мобильная и стационарная СЭД – единое целое, хотя разработчики решений разные. Из всех документов, зарегистрированных в этом году в СЭД «Дело» (порядка двух миллионов) более 300 тысяч документов отработаны руководителями с использованием программного сервиса «Мобильный кабинет руководителя».

Если начинали мы с 30 членов правительства, то сегодня мобильной версией пользуются более 150 руководителей, в том числе главы муниципальных образований. В кабинетах их ждут уже не метровые стопки бумаг, а только те документы, которые требуют живой подписи. Отмечу, что версий мобильного решения у нас несколько, но все пользователи работают в системе iOS на планшетах – только таких образом мы можем гарантировать отсутствие риска компрометации данных. Android включать в корпоративную сеть мы еще не готовы: это потребовало бы новых технологий защиты каналов связи, инвестиций в программирование на Android, которые были бы на порядок выше, чем в написание программ под iOS.

CNews: Как на практике применяется межведомственная система электронного документооборота?

Герман Лопаткин: Федеральная система МЭДО предусматривает взаимодействие федеральных органов власти с регионами. В 2012 году мы получили предложение об интеграции нашей СЭД с МЭДО, а в 2014 году приняли участие в пилотном проекте по обмену документами с применением электронной подписи. Общаться с федеральными органами защищенным документооборотом с применением технологии шифрования и электронной подписи, то есть, в закрытой информационной системе, гарантирующей конфиденциальность документов, очень удобно. Документы, требующие моментального решения, поступают руководству страны в считанные секунды, ответы приходят без потери времени. По сравнению с электронной почтой СЭД имеет очень много преимуществ по контролю, справочникам, адресности и уровням информированности руководителей, которые должны читать и видеть письмо. Все остальные способы доставки не предоставляют возможностей централизованного контроля, о чем было неоднократно сказано Аппаратом Президента РФ в связи с вопросами исполнительской дисциплины. До конца текущего года все федеральные органы исполнительной власти должны перейти на обмен электронными документами с электронной подписью, и Ростовская область готова к этому обмену.

CNews: Кто занимается администрированием и поддержкой региональной системы электронного документооборота?

Герман Лопаткин: У нас в Ростовской области особенный подход к администрированию и сопровождению информационной системы. Напрямую ответственным координатором является, естественно, министерство технологий и связи Ростовской области, сектор электронного документооборота. В каждом государственном и муниципальном органе определены должностные лица, с которыми взаимодействует этот сектор, специалисты на местах отвечают в целом за комплекс информатизации. Соответственно, у них в регламенте есть вопросы взаимодействия по защите информации, электронным подписям, поддержке информационной системы в целом.

Ежегодно мы проводим конкурсы на техническую поддержку СЭД. До недавнего времени этот контракт выполняла компания ЭОС, в этом году конкурс по техсопровождению выиграл партнер ЭОС – компания «Бизнес ИТ».

CNews: Есть ли в системе «белые пятна» и можно ли их исправить?

Герман Лопаткин: Проблему представляет законодательное нерегулирование документов длительного хранения. Сейчас есть определенные трудности: специалистам необходимо формировать и хранить документы и в электронном и параллельно в бумажном виде. Мы неоднократно поднимали эту тему на различных конференциях. Все коллеги и регуляторы нас прекрасно понимают и поддерживают, но в короткий срок принять унифицированное решение для всех субъектов России и аппарата правительства РФ нелегко, поскольку вопрос требует обширного анализа, создания административных регламентов, экспертиз – что нужно архивировать, а что нет.

В этом году мы начали в нашем регионе пилотный проект создания электронного архива. Надеемся, что этот проект поможет инициаторам закона понятнее изложить требования, а мы со своей стороны готовы поделиться опытом. Кстати, многие субъекты РФ также пытаются развивать электронные архивы. Мы все движемся к одной цели – созданию условий для длительного хранения документов, созданию единого электронного госархива.

CNews: Вы регулярно посещаете конференции, рассказываете об опыте Ростовской области, проводите обучающие семинары. Какие еще вопросы, кроме создания единого госархива, вы решаете с коллегами? Чем опыт Ростовской области может помочь другим регионам?

Герман Лопаткин: Действительно, мы с коллегами часто встречаемся на конференциях, как правило, практических, в различных регионах. Нас часто приглашают в регионы для обмена опытом, мы, со своей стороны, приглашаем рабочие группы из других регионов к себе. Конечно же, это очень помогает развивать информационные системы: Российская Федерация – большая территория, ментальность в разных ее частях отличается, и очень здорово, когда мы, преследуя цель сплошной интеграции в масштабах работы между субъектами РФ, знаем, кто и чем дышит, где и как работают информационные системы. Мы общаемся на предмет передового опыта и уверены, что в результате у нас получится интересное совместное решение.

Что касается передачи нашего опыта, то хочу отметить, что значительная часть субъектов РФ работает с системой «Дело». СЭД «Дело» соответствует федеральным требованиям по сплошной интеграции региональных систем и защите информации. К тому же ЭОС оперативно выполнил требования по включению своего продукта в реестр отечественного ПО. То есть, софт, который мы используем, написан с использованием отечественных технологий, программисты ЭОС – отечественные программисты, серверы находятся у нас, управляются нами. С точки зрения импортозамещения мы на 100% выполняем требования федерального норматива. А тем регионам, где до сих пор не позаботились о соответствии своих региональных систем федеральным требованиям, интегрироваться с МЭДО очень дорого и реально проблематично. Поэтому мне кажется, что тем регионам, которым еще предстоит выбор СЭД, опыт Ростовской области будет очень полезен.

CNews: Каким вы видите развитие проекта?

Герман Лопаткин: Как я уже сказал, самое главное – мы должны добиться успехов в части пилотного проекта по созданию электронного архива, способствовать принятию нормативного акта по переводу архивного дела в электронные формы. Вторая цель – завершить в этом году проект по интеграции с МЭДО и, с другой стороны, продолжать интеграцию системы «Дело» с региональными решениями: интерактивной приемной губернатора, системой государственного ресурса электронного правительства. Одним словом, мы имеем достаточно большие амбиции, пытаемся развивать масштабные проекты, и у нас это получается - вместе. Вместе с ЭОС мы реализуем самые смелые идеи и стараемся быть лучшими.

Герман Лопаткин: В свете импортозамещения и необходимости соответствия федеральным нормативам особенно важно, что ЭОС оперативно выполнил требования по включению СЭД «Дело» и других своих продуктов в реестр отечественного ПО. Таким образом, официально подтверждено, что софт, который мы используем, написан с использованием отечественных технологий, программисты ЭОС – отечественные программисты, серверы находятся у нас, управляются нами. Мы работаем в системе электронного документооборота с 2006 года, обладаем большой базой информации, и переходить на другой продукт означало бы полностью перестраивать информационное поле региона. Будучи пользователями СЭД «Дело», с точки зрения импортозамещения, мы на 100 % выполняем требования регулятора. Вместе с ЭОС мы развиваем масштабные проекты, и у нас это получается.