SCAN: Рекоммендации

Заказчик тоже «в деле»

scan
мобильная версия

Планируете оцифровку? Тогда не повторяйте чужих ошибок! В статье приведены примеры, когда заказчики по своей вине срывали сроки и увеличивали стоимость проектов.

Скорость обработки, достигаемая современными сканерами

Правило 1: успевай подавать

Как уже говорилось, специализированные компании «пропагандируют» максимально быстрое сканирование документов, так как это выгодно экономически. В интересах заказчика – предоставлять исполнителю документы со скоростью не ниже, чем скорость их обработки.

Пример первый, классический

Согласно техническому заданию, для выполнения работ исполнитель организовал на территории заказчика участок сканирования (то есть предоставил оборудование и персонал) мощностью 30 тыс. страниц в день. Плановый срок сканирования – 2 недели.

На практике оказалось, что заказчик не успевает выдавать дела с такой скоростью. Прямой доступ исполнителя в архив запрещен, а выделенный делопроизводитель успевал оформлять и выносить дела со скоростью не более 80 папок в день (около 20 тыс. страниц).

Срок сканирования увеличился в 1,5 раза. За счет дополнительных расходов на содержание штата и оборудования увеличилась и стоимость работ. Плюс из-за отсутствия электронных образов сдвинулись сроки индексирования. Результат – закрытый по акту объем оцифровки составил 91% от планируемого количества документов.

Причин может быть множество, поэтому следует придерживаться следующих рекомендаций по организации процесса:

  1. Необходимо отследить, достаточен ли штат. Если нужно, на время работ для выдачи документов привлекается дополнительный сотрудник.

  2. В случае масштабной оцифровки, а также при большом разнообразии типов документов, нужно максимально упростить согласование их выдачи исполнителю. Наиболее разумный вариант (если такое возможно в рамках действующего законодательства) – утвердить внутренним приказом временный порядок (регламент) выдачи документов.

  3. Технически более удобной альтернативой может стать предоставление исполнителю прямого доступа к подлежащим оцифровке фондам. Если вы ориентируетесь на услуги специализированной компании, не опасайтесь утечки информации: крупные компании имеют лицензии на работу с информацией до уровня «гостайна», к тому же стандартом работ является соглашение о конфиденциальности.

Правило 2: распорядок дня

Значительные коррективы в ход оцифровки может внести действующий рабочий режим.

Пример второй, «режимный»

Для оперативной оцифровки документов по имуществу и земельным отношениям в администрации муниципалитета был оборудован участок сканирования. Исполнитель был готов работать в две смены. Однако сотрудники исполнителя допускались на участок только в общее рабочее время подразделения (с 9.00 до 17.30 в понедельник-четверги и с 9.00 до 15.45 в пятницу). Результат – затянутые сроки, увеличенная стоимость проекта.

К сожалению, часто подобной ситуации не избежать. Но если это возможно, лучше предпринять возможные меры заранее:

  1. Организовать для оцифровщиков особый пропускной режим. Если для участка ввода выделено отдельное помещение, дополнительного ограничения доступа в другие комнаты в большинстве случаев не потребуется.

  2. Участок сканирования будет работать вне вашего трудового графика, поэтому во избежание его простоя организуйте своевременную доставку достаточного количества документов (днем – для вечерней бригады, вечером – для утренней).

Проблема режима – наиболее распространенная. Но существуют и другие, которые потребуется решить, если есть желание выполнить оцифровку в срок и в полном объеме.

Например, кроме сканирования нужна также программная обработка полученных образов – конвертация в нужный формат, приведение их к единому стандарту яркости, цветности и т.д. При массовой оцифровке этот процесс требует серьезных и длительных компьютерных вычислений, поэтому традиционно такая работа проводится круглосуточно, в том числе в нерабочее время.

Пример третий, «безопасный»

В одном из крупнейших российских музеев режим безопасности подразумевает выключение на ночь всей электрической техники, включая компьютерное и серверное оборудование. Длительная обработка огромных электронных образов картин в формате TIFF осуществляется исключительно в рабочее время, что снижает общую скорость оцифровки.

Если на территории организации действует подобный режим, обязательно надо подумайть над следующими шагами оптимизации, которые потребуют организационных или финансовых вложений:

  1. Временное изменение условий режима.

  2. Укомплектование участка дополнительными производительными серверами для обработки изображений.

  3. Вывоз дисков с электронными образами для обработки в производственные центры исполнителя и обратно.

  4. Вывоз документов и полное осуществление процесса сканирования в производственном центре исполнителя.

Правило 3: рабочая зона

Определяющее значение имеет расположение помещения, в котором будет размещена группа сканирования. Исполнитель может арендовать близлежащие площади, или помещения могут быть предоставлены заказчиком. В идеале – чем ближе зона сканирования расположена к месту хранения документов, тем меньше будут временные и трудовые затраты на их перемещение.

Необходимо здраво оценить ситуацию: возможно, легче и выгоднее будет на несколько недель рассадить сотрудников из соседнего кабинета, чем ежедневно по нескольку раз носить документы из архива на другой этаж или даже в соседнее здание.

Пример четвертый, местный

В центральном аппарате одного из федеральных агентств необходимо было привести в порядок и оцифровать большой массив документов по основной и ОРД . За неимением других помещений, заказчик выделил для работ актовый зал: сканеры были размещены на сцене, документы раскладывались непосредственно на сиденьях партера и амфитеатра, так как места для стеллажей вблизи сцены не оказалось. Все это значительно усложнило и повысило стоимость работ, к примеру потребовалась постоянная перевозка дел из архива, пришлось вводить дополнительный контроль систематизации документов, сканированию мешало мощное освещение сцены.

Естественно, немаловажным фактором остается и сохранность самих документов. Зачастую заказчики создают условия, в которых гарантировать безопасность фондов практически невозможно. То есть клиент может сам создать предпосылки для затягивания сроков или получения некачественного результата, ведь исполнитель будет вынужден тратить время и средства на контроль состояния документов. Важно не допустить подобного.

Пример пятый, относительный

Все зависит от отношения к документам. Один из региональных органов управления землей и имуществом хранил массив востребованных договоров аренды, социального найма и так далее в условиях гаражного комплекса. Участок сканирования было предложено создать здесь же.

Исполнитель справился с задачей. Однако, несмотря на близость к документам, стоимость работ оказалась выше ввиду состояния документов, а также частого пересканирования и необходимости ежедневно настраивать технику под текущие температурно-влажностные условия.

Таким образом, процесс качественной оцифровки всегда жестко выстроен и регламентирован. Ответственность за итоговый результат лежит не только на исполнителе, но и на заказчике услуг. Во избежание срыва сроков и удорожания проекта необходимо подготовиться и продумать описанные выше возможные трудности. Тем самым минимизируется их влияние на стоимость, сроки и качество перевода фондов в электронный вид.